Ferramentas e modelos de calendário editorial para dominar sua lista de tarefas de conteúdo
Rápido: nomeie a ferramenta mais crítica para gerenciar com eficiência seu programa de marketing de conteúdo.
Não importa sua função ou responsabilidades, a resposta deve ser um calendário editorial.
Por quê? A criação de conteúdo envolve um milhão de pequenas tarefas. Um sistema confiável rastreia todos esses processos e o status de cada parte do conteúdo à medida que passa por eles.
Mas os calendários editoriais de marketing de conteúdo podem fazer muito mais do que isso.
Eles podem simplificar a colaboração estratégica, acompanhar o desempenho do marketing e identificar oportunidades de reaproveitamento de conteúdo.
Com uma abordagem cuidadosa e configuração adequada, os calendários editoriais podem aumentar a produtividade da equipe e adicionar clareza em todas as etapas da jornada de marketing de conteúdo da sua marca.
Aprenda como construir um calendário editorial de marketing de conteúdo personalizado – e como maximizar seus benefícios – com essas dicas, exemplos e modelos.
1. Defina a base para um calendário editorial eficaz
Reúna as principais informações de sua estratégia de marketing de conteúdo para informar seu plano de criação de conteúdo . Responda às perguntas a seguir para ajudar a determinar o que acompanhar em seu calendário e manter o foco em suas metas de marketing.
Para quem você está criando conteúdo?
Você não pode criar o conteúdo certo se não tiver uma compreensão clara do público-alvo. Use os insights em suas personas de conteúdo para se concentrar em suas necessidades de informação e interesses tópicos.
O que seu conteúdo ajudará sua empresa a alcançar?
Você está procurando gerar leads? Aumentar sua liderança de pensamento? Impulsionar a participação em seus eventos? Sua missão e objetivos de marketing de conteúdo afetarão o que você publica, onde publica, com que frequência e como sua equipe prioriza, organiza e categoriza/marca seus esforços de criação de conteúdo.
Que recursos criativos você tem?
Você trabalhará com uma equipe interna de redatores, designers e videomakers? Um grupo de profissionais da indústria compartilhando suas ideias? Uma mistura de colaboradores internos e externos? Os formatos rastreados, a frequência e os estágios do fluxo de trabalho provavelmente dependem de com quem você está colaborando e da natureza de seus conhecimentos.
DICA: Precisa aprimorar seus recursos criativos para lidar com a carga de trabalho? Siga este guia completo para terceirizar criadores de conteúdo .
O que tornará seu conteúdo distinto?
Como sua marca pode entregar conteúdo com uma missão única ? Quais necessidades não atendidas da indústria o conteúdo pode atender? Quais lacunas existem no seu conteúdo ou no de seus concorrentes? Você pode vincular seu conteúdo a eventos do setor para aumentar a exposição? Saber como atrair uma parcela maior da atenção do seu público permite que você preencha o calendário editorial de marketing de conteúdo com ideias e recursos impactantes.
Quais são os passos para produzir conteúdo de qualidade para sua marca? Quais tarefas e membros da equipe são considerados em seu fluxo de trabalho de conteúdo? Quem gerencia cada aspecto, quem mais ajuda e quem precisa aprovar as peças? Esses insights determinam quais informações incluir em seu calendário e como estruturá-lo para uso ideal.
2. Construa seu calendário editorial de marketing de conteúdo
Existem várias opções de criação de calendário, desde planilhas simples até software de gerenciamento de projetos. Você também pode usar ferramentas de calendário integradas em plataformas de gerenciamento de fluxo de trabalho de conteúdo e acessar modelos gratuitos online.
Escolhendo sua ferramenta de calendário
Conhecer alguns dos prós e contras de cada opção ajudará a determinar a melhor escolha para construir seu calendário editorial de marketing.
Software de gerenciamento de projetos/tarefas
Ferramentas como Trello , Airtable , Basecamp ou Asana são ótimas para organizar tarefas, estágios de colaboração e status de ativos. Eles incluem marcação, recursos de anotação e funcionalidade de arrastar e soltar que os tornam ideais para rastrear conteúdo desde a concepção até a execução.
Por exemplo, Clare McDermott recomenda o Airtable para planejamento de conteúdo porque combina elementos de planilhas e bancos de dados.
Conforme mostrado em seu exemplo de modelo de calendário editorial, um calendário rastreia vários elementos – o título, o autor, o prazo, o tópico/categoria e o status da produção.
Você pode usar filtros para ampliar detalhes específicos sobre o pipeline de conteúdo, como artigos de um determinado autor ou recursos que incluem recursos visuais.
No entanto, algumas ferramentas de gerenciamento de projetos criam modelos tendo em mente as necessidades do desenvolvedor ou do marketing. Você precisa adaptá-los para funcionar bem em um ambiente editorial – o que pode se tornar mais uma perda de tempo do que uma economia de tempo.
Plataformas de gerenciamento de fluxo de trabalho editorial
O gerenciamento de conteúdo dedicado e o software de fluxo de trabalho editorial podem oferecer recursos de calendário editorial mais adequados às necessidades dos profissionais de marketing de conteúdo. Eles também são mais propensos a se integrar bem com outras tecnologias de conteúdo corporativo, como seu CMS (por exemplo, WordPress), sistemas de marketing por e-mail ou ferramentas de gerenciamento de ativos.
Os sistemas tudo-em-um podem ser complexos e caros, portanto, podem não ser a melhor opção para equipes pequenas ou programas de marketing de conteúdo de menor escala.
Felizmente, alguns oferecem modelos de calendário editorial gratuitos sem adquirir uma licença de software. Eles podem incluir recursos avançados que seriam difíceis de criar por conta própria.
Por exemplo, o ContentCal faz algumas perguntas, como seus tipos de conteúdo, frequência de publicação e plataformas de destino. Com essas informações, cria um calendário anual com datas-alvo de publicação para cada tipo de ativo.
planilhas
Você sempre pode começar com uma simples planilha do Excel ou uma planilha do Google compartilhável. É fácil configurá-los para rastrear tarefas fundamentais, como etapas de produção e datas de publicação de um blog ou postagens de mídia social. Basta rotular as colunas e linhas para todas as informações necessárias.
Por exemplo, a equipe editorial do CMI baseia seu calendário editorial em um modelo como este para o blog. Ele detalha as informações de produção do artigo de cada dia – título, autor, categoria do tópico e status do fluxo de trabalho. ( Baixe sua própria cópia e ajuste-a conforme necessário).
Carregar sua planilha em um sistema de compartilhamento em nuvem (como SharePoint, Box, Dropbox ou Google Drive) facilita para sua equipe acessar e atualizar as informações à medida que cada ativo passa pelo processo .
As planilhas carecem de recursos avançados que facilitam o gerenciamento de fluxos de trabalho complexos (como conteúdo que envolve vendas ou requer habilidades de desenvolvedor). Eles também podem se tornar difíceis de manejar rapidamente ao rastrear vários processos, como criação e rastreamento de desempenho ou experiências de conteúdo multicanal.
Além disso, as planilhas nem sempre se integram bem com outros sistemas e processos corporativos, portanto, considere suas necessidades de colaboração antes de escolher esta opção.
Comece com detalhes essenciais do fluxo de trabalho
Como você preenche seu calendário editorial depende de seus objetivos, recursos e plano de conteúdo. No nível mais fundamental, deve incluir estes campos para cada recurso de conteúdo:
- Data da publicação
- Tópico ou manchete
- Autor
- Recursos necessários – imagem de capa, recurso de vídeo ou áudio, obrigações de anúncio, etc.
- Proprietário – quem gerencia o fluxo de trabalho desse ativo e/ou aprova a peça final
- Status – atualize à medida que o conteúdo passa pelo ciclo de publicação
Adicionar extras úteis
Dependendo do conteúdo e do fluxo de trabalho , convém acompanhar os seguintes elementos para garantir que seu conteúdo siga a estratégia a longo prazo.
Canais de distribuição
Ao trabalhar com vários canais, rastrear onde e quando a distribuição é crítica.
Você pode usar este modelo inicial como modelo. Ele rastreia detalhes básicos de publicação para cada canal, como personas segmentadas, frequência de publicação e tópicos. Este exemplo também inclui campos para identificar frases de chamariz relevantes e KPIs de destino.
Embora o CMI tenha sido usado como referência para este modelo, o conteúdo não reflete seu plano de canal. Clique para baixar uma cópia.
DICA: aprenda a criar um plano de canal para colocar seu conteúdo nas mãos dos consumidores certos no momento certo.
Formatos e tipos de conteúdo
Você está focado em um único tipo ou em vários tipos de conteúdo (por exemplo, postagens de blog, podcasts, vídeos )? Que formato(s) será(ão) usado(s) para esses tipos (por exemplo, entrevistas ao vivo, apresentações com roteiro, demonstrações de produtos)? O rastreamento dessas informações é útil, especialmente ao reempacotar seus ativos em outros formatos ou para uso em plataformas adicionais.
Elementos visuais
Não negligencie o apelo do conteúdo visual em termos de potencial de compartilhamento social e reconhecimento da marca. Rastrear os recursos visuais – como imagens de capa, logotipos, ilustrações ou infográficos – garante que seu conteúdo tenha uma aparência consistente e uma identidade de marca coesa.
Tópicos/categorias
A inclusão de tópicos e categorias torna seus calendários mais pesquisáveis e pode ajudar a descobrir oportunidades para preencher lacunas de cobertura.
Palavras-chave e outros metadados de SEO
Essas informações incluem meta descrições e títulos de SEO (se diferentes dos títulos). Incluir esses detalhes no calendário editorial lembra você visualmente de otimizar o conteúdo para palavras-chave segmentadas e alinhar com a estratégia de SEO da empresa .
Chamadas para ação
O rastreamento de CTAs em seu calendário editorial garante que cada peça de conteúdo esteja focada em atingir uma meta para sua empresa.
URLs
Rastrear os URLs de cada peça publicada pode ajudar nos inventários e auditorias de conteúdo e facilitar a criação de backlinks para seus ativos de conteúdo de maior conversão.
Detalhes de reaproveitamento
Você pode adicionar campos para indicar a data da última atualização do conteúdo e seu desempenho em relação a um KPI de destino. A indexação dessas informações transforma seu calendário editorial de marketing de conteúdo em uma mini auditoria de conteúdo para identificar conteúdo de alto desempenho para reciclar e republicar.
Amostra
Manick Bhan oferece um modelo de amostra para esta auditoria de conteúdo em pequena escala . Além de rastrear as datas de publicação originais e atualizadas do conteúdo, inclui o título da página, autor, total de impressões e categoria tópica.
3. Mantenha seu calendário editorial preenchido e focado
Um cronograma de publicação consistente requer um fluxo constante de tópicos e ideias atraentes para se transformar em conteúdo valioso .
Incorpore uma lista contínua de ideias de histórias em seu calendário editorial. A lista também pode ser uma referência fácil ao procurar lacunas em sua cobertura ou fornecer inspiração extra para os brainstorms criativos de sua equipe .
Ben Taylor, fundador do HomeWorkingClub.com, sugere o uso de um sistema de gerenciamento de projetos baseado em cartões como o Trello. “Crie uma coluna para ideias, então qualquer pessoa da equipe com acesso pode apresentá-las”, diz ele. Para ideias que você planeja levar adiante, basta arrastar seus cartões para o seu fluxo de trabalho.
Novamente, os campos para rastrear a ideia de conteúdo podem variar. No mínimo, acompanhe o seguinte:
- Ideia de tópico
- Dono da ideia
- Segmente palavras-chave/categorias para as quais o conteúdo seria mapeado
- Quem pode estar disponível/qualificado para ser o autor da peça
- Meta de marketing com a qual a ideia se alinha
- Prazo de publicação projetado
4. Avalie mais formas de usar calendários editoriais
Os calendários editoriais podem ser úteis para uma variedade de tarefas de marketing de conteúdo, além de rastrear seu processo criativo e gerenciar seu fluxo de trabalho de publicação.
Conformidade com diversidade e acessibilidade
Para garantir que seu conteúdo esteja em conformidade com os padrões de acessibilidade e apresente diversas perspectivas, inclua esses detalhes em seu sistema de rastreamento. Por exemplo, o calendário da equipe editorial do CMI inclui um campo para observar que o conteúdo foi revisado para considerações de inclusão e/ou destaca a experiência de escritores de diversas origens.
Colaborações externas
Se você trabalha com contribuidores de conteúdo e influenciadores externos, adicione os detalhes relevantes desses engajamentos ao calendário editorial de marketing de conteúdo.
Se você usa ferramentas dedicadas de gerenciamento de influenciadores ou apenas adiciona uma guia separada em sua planilha de calendário editorial principal, esses detalhes podem simplificar o processo de atribuição e garantir ativos dentro do prazo:
- nome do escritor
- Detalhes do contato
- Tópicos preferidos
- Tempos de resposta padrão
- Canais e plataformas com os quais trabalham
Comunicando
Manter um registro do conteúdo à medida que ele é criado dá a você uma vantagem inicial no acompanhamento do desempenho de cada peça e no compartilhamento regular dos resultados com sua equipe e a alta administração.
Você pode adicionar colunas (ou guias) ao seu calendário principal para manter à mão as análises mais relevantes, como exibições de página, cliques ou conversões. Como alternativa, você pode obter as informações mais pertinentes sobre o conteúdo do calendário e conectá-las a um modelo de relatório separado .
Alinhamento de conteúdo em toda a empresa
Compartilhar seu calendário de conteúdo com vendas, marketing, RH, relações públicas e outros departamentos os ajuda a entender e aproveitar melhor seus esforços de conteúdo para promover seus próprios objetivos. Essa conexão pode torná-los mais propensos a alertá-lo quando estiverem envolvidos em novos eventos ou oportunidades que possam gerar novas ideias ou impactar as prioridades do seu projeto.
Alivie a dor do seu processo com o calendário editorial certo
As possibilidades são praticamente infinitas quando se trata de usar calendários editoriais para organizar seu marketing de conteúdo e manter seus esforços na direção certa. Quais dicas, ferramentas e ideias adicionais funcionaram bem para seus esforços de calendário? Se você tiver outras sugestões, compartilhe-as com seus colegas profissionais de marketing de conteúdo nos comentários.
Todas as ferramentas mencionadas no artigo são identificadas pelo autor. Se você tiver uma ferramenta para sugerir, adicione-a nos comentários.
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